Mit einer intensiveren Nutzung zentraler Wissens- und Verfahrensinhalte lassen sich betriebliche Ziele unter optimierten Bedingungen erreichen: Geschäftsprozesse werden hierbei hinsichtlich ihrer Reaktionsfähigkeit auf kurzfristige Anforderungen kontinuierlich verbessert. Zusätzlich lassen sich Schnittstellen-Probleme zu weiteren Prozessen durch die Nutzung des bestmöglichen Wissensumfangs vermindern. Außerdem ergeben sich in diesem Zusammenhang Möglichkeiten für eine angepasste Organisation, die Informationsflüsse und Datenbestände mehr integrativ nutzt. In einem solchen Umfeld bestehen außerdem verbesserte Chancen, Standards für Arbeitsabläufe bzw. Prozesse zu entwickeln und zu dokumentieren.

Die gemeinsame Nutzung von Wissen ist mit dem Ziel verbunden und setzt häufig voraus, verstreutes Wissen sowie Informationen an einem Ort zentral zu halten und damit zu integrieren. Es bestehen jedoch auch Möglichkeiten, dezentrale Informations- und Datenbestände gemeinsam zu nutzen. Wünschenswert wäre in diesem Zusammenhang eine Sammlung impliziten Wissens und know how's, d.h. das in den "Köpfen" verborgene Wissen von Projektbeteiligten so weit wie möglich mit einzubeziehen. Es sollten außerdem wichtige Dokumente für alle Mitarbeiter bereitgehalten bzw. verfügbar sein. Darüber hinaus bieten Diskussionsforen eine Gelegenheit, das gesamte Ideenpotenzial in einem Unternehmen einschließlich seiner Kooperationspartner zur Entwicklung einer besseren Qualität bzw. für Innovationen in allen Bereichen zu nutzen. Der informelle Informationsaustausch sollte hierbei vom leitenden Management gefördert werden. Dies bedeutet, Wissensdatenbanken einrichten und diese dann intensiv nutzen. Somit können neue Ideen und Vorschläge wirkungsvoll generiert und in der betrieblichen Praxis angewendet werden.

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