Die zunehmende Komplexität und eine erhöhte Geschwindigkeit innerhalb von Geschäftsprozessen, das betrifft eng begrenzte Aufgaben aber auch umfangreiche Projekte, führt zu Veränderungen der Abwicklungsverfahren. Nicht selten wird ein durchgängiger Informationsfluss unter den Beteiligten beeinträchtigt, zu sehr der Blick für das gesamte Vorhaben aus dem Gesichtsfeld verloren. Nicht zu unterschätzende Ursachen dieser Problematik liegen in den an unterschiedlichen Orten befindlichen separat gehaltenen Datenbeständen. Ein solches Szenario führt zu erheblichen Mehrkosten für Abstimmungen und Koordinationen.

Zunehmend werden betriebliche Abläufe standardisiert. Eng mit dieser Entwicklung verknüpft ist das Modell der 'Best Practice'. Das bedeutet, die Verfahrensweisen der besten Mitarbeiter werden intensiver genutzt und müssen deshalb beschrieben und verfügbar gemacht werden. Schließlich soll der Informationsfluss an den Schnittstellen verbessert werden. Dieses und weitere wissensorientierte Verfahrensmodelle führen zu einem Konzept des Aufbaus und der Pflege eines Informationspools, auf den sämtliche Beteiligte, d.h. insbesondere Prozess-Mitarbeiter Zugriff haben.

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